Po ustaniu stosunku pracy, tj. samoistnym wygaśnięciu umowy lub po jej rozwiązaniu przez jedną ze stron, każdy pracodawca jest zobowiązany do wydania pracownikowi świadectwa pracy.

        Świadectwo pracy najlepiej wręczyć pracownikowi osobiście, choć można również wysłać je pocztą, należy jednak pamiętać, że czas doręczenia może wynosić nawet 2 lub 3 dni, a bardzo ważne jest żeby pracownik świadectwo otrzymał do 7 dni od momentu ustania stosunku pracy. Jeśli pracownik nie otrzyma świadectwa pracy w terminie wskazanym w Kodeksie pracy, a pracownik poniesie z tego tytułu straty, np. nie otrzyma etatu w nowym miejscu zatrudnienia, to może on podać pracodawcę do sądu pracy w celu uzyskania odszkodowania.

        Pracownik po otrzymaniu świadectwa musi sprawdzić czy wszystkie dane wpisane są prawidłowo, ewentualne błędy musi zgłosić na piśmie maksymalnie do 7 dni, gdyż po tym okresie pracodawca nie ma obowiązku ich poprawiania. Należy pamiętać, że błędnie wystawione świadectwo może nieść za sobą negatywne konsekwencje, dlatego bardzo ważne jest aby wszystkie dane się zgadzały.

       Pracownik powinien wiedzieć, że pracodawca nie może wpisać w świadectwie pracy, przyczyny rozwiązania umowy – przyczyna ta powinna znajdować się tylko i wyłącznie na piśmie wypowiadającym umowę. Gdy pracodawca wpisze przyczynę rozwiązania to oczywiście na prośbę pracownika, pracodawca musi sprostować takie świadectwo, gdy tego nie zrobi, pracownik może wystąpić z wnioskiem do sądu pracy.

      Zgodnie z przepisami świadectwo pracy musi zawierać m.in takie dane jak:

a) dane pracownika i pracodawcy

b) stanowisko, na którym pracownik był zatrudniony

c) okres i rodzaj wykonywanej pracy

d) wymiar czasu pracy

e) tryb rozwiązania umowy lub okoliczność wygaśnięcia umowy oraz podstawę prawną

f) dane dotyczące wykorzystanych dni wolnych (urlop wypoczynkowy, bezpłatny, wychowawczy, zwolnienia z pracy, chorobowe itp.)

g) okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach oraz okres odbytej służby wojskowej

h) okresy nieskładkowe przypadające w czasie trwania stosunku pracy

i) informację na temat zajęcia wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym

         Oprócz w/w danych świadectwo pracy może również (na życzenie pracownika) zawierać inne informacje, dotyczące np. zdobytych kwalifikacji, osiągnięć czy wysokości wynagrodzenia.