Rozmowa kwalifikacyjna jest pewnego rodzaju wywiadem, który przeprowadza pracodawca, zastępca bądź pracownik działu HR z potencjalnym pracownikiem. Ma on na celu sprawdzić przydatność kandydata na oferowanym stanowisku.

     Na jedno stanowisko pracy może być nawet kilkudziesięciu chętnych, stąd przeprowadzenie szczegółowej rozmowy jest bardzo istotne. Na podstawie uzyskanych informacji podczas rozmów z kandydatami firma zatrudnia jednego bądź więcej osób, w zależności od potrzeb.

     Rozmowa kwalifikacyjna jest na ogół następstwem wysłania, do firmy poszukującej pracownika, swojej aplikacji.

     Jeśli kandydat zainteresuje potencjalnego pracodawcę swoim CV i zostanie zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną – musi się do niej odpowiednio przygotować.

     Zdenerwowanie kandydata na rozmowie kwalifikacyjne jest bardzo szybko „wyłapywane” przez osobę przeprowadzającą rekrutację, dlatego podstawową zasadą jest to, by podejść do całej sprawy nieco „luźniej”. Bardzo istotnym elementem, poza prezentacją swoich kwalifikacji, jest prezentacja wizualna . Użycie starego przysłowia w tym miejscu „ jak Cię widzą tak Cię piszą ” jest adekwatne do tej właśnie sytuacji. Wypada ubrać się w elegancki, najlepiej wizytowy strój (panie muszą pamiętać o tym by nie przesadzić z makijażem i perfumami). Oczywiście krzykliwe kolory ubrań powinny pozostać w szafie na inną okazję, z koloru czarnego lepiej też zrezygnować, gdyż przytłacza on osobowość kandydata. Szczególnie polecany kolor stroju, zarówno dla Pań i Panów to kolor szary lub beżowy w połączeniu z jasnymi elementami, np. koszulą. Strój taki jest uznawany za prosty i elegancki.

      Wykluczone jest wulgarne czy też niestosowne zachowanie. W ten sposób dajemy osobie rekrutującej do zrozumienia,że jej nie szanujemy. Rozmowę można wówczas uznać za przegraną.

     Brudne lub niewyprasowane ubranie, guma do żucia w buzi czy prowadzenie konwersacji przez telefon, gdy ten akurat zadzwoni w czasie trwającej rozmowy na pewno pozbawi kandydata szansy na wymarzoną pracę. Najlepszym sposobem jest wyłączenie telefonu przed rozmową, pozwoli to uniknąć niezręcznej sytuacji. Przyszłego pracodawcę należy traktować z należytym szacunkiem, musi on też zauważyć potencjał kandydata oraz to, że zależy mu na pracy akurat w Jego firmie.

      Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest oczywiście przekonanie pracodawcy, że to właśnie dany kandydat jest odpowiednią osobą na stanowisko, o które się ubiega. Nie można bać się własnych osiągnięć czy zalet, trzeba o nich mówić, aby pracodawca miał pełen obraz potencjalnego pracownika. Jeśli w przeszłości kandydat został zwolniony z pracy z powodu popełnionego przez niego błędu – musi o tym powiedzieć i zaznaczyć co wyniósł z takiej sytuacji – czego go to nauczyło.

      Praca, o którą kandydat się stara powinna być zgodna z jego zainteresowaniami oraz oczekiwaniami. Jeśli kandydat jest absolwentem szkoły starającym się o pierwszą pracę, niepopartą żadnym doświadczeniem, nie może zaskoczyć przyszłego pracodawcy swoimi wygórowanymi wymaganiami dotyczącymi wynagrodzenia.

      Rozmowa kwalifikacyjna przebiega zazwyczaj w ten sam, określony sposób. Pytania, które najczęściej zadawane są kandydatom można pogrupować w następujący sposób:

      Obszar zawodowy (merytoryczny), polega na sprawdzeniu wiedzy i doświadczenia kandydata.

- Co należało do Pana obowiązków w poprzednim miejscu pracy?

- Dlaczego Pan juz tam nie pracuje?

- Jak wyobraża Pan sobie pracę na oferowanym stanowisku?

- Dlaczego akurat Pana mam zatrudnić na oferowanym stanowisku?

- Jak Pan ocenia swoje umiejętności w ........ (pytanie odnośnie wymagań stawianych na oferowanym stanowisku)?

- w jaki sposób rozwija Pan swoją wiedzę i umiejętności?

      Obszar motywacyjny, ma za zadanie sprawdzić czym kieruje się kandydat w poszukiwaniu nowej pracy?

- Co zainteresowało Pana w naszej ofercie pracy?

- Czy jesteśmy jedyną firmą do której Pan wysłał swoje dokumenty aplikacyjne?

- Jakie są Pana zawodowe plany na przyszłość?

- Czy jest Pan w pełni dyspozycyjny?

- Czego się Pan spodziewa po zatrudnieniu w naszej firmie?

- Jakie stanowiska pracy w przeszłości Pana interesowały?

- Co Pana motywuje do aktywnego działania w pracy?

- Co jest Pana największym sukcesem zawodowym?

- Co najbardziej Pana zniechęcało/motywowało do działania w ostatnim miejscu pracy?

- Jakiego wynagrodzenia Pan oczekuje?

      Obszar osobowościowy, ocenia psychiczne predyspozycje kandydata np. czy jest odporny na stres, czy posiada zdolności interpersonalne, umiejętność analitycznego myślenia itp.

- Proszę opowiedzieć coś o sobie?

- Co Pan zaliczy do swoich atutów/wad?

- Jak spędza Pan wolny czas?

- Jak Pan reaguje na stres?

- W jaki sposób rozwiązuje Pan swoje problemy?

- Jakie cechy wg. Pana powinien posiadać idealny pracodawca?

- Jakie cechy powinni posiadać Pana współpracownicy?

      Wcześniej zdobyta wiedza na temat przedsiębiorstwa, do którego kandydat wysłał swoje dokumenty aplikacyjne (np. od kiedy firma istnieje, czym się dokładnie zajmuje itp.) napewno mile zaskoczy pracodawcę, więc warto wziąć to pod uwagę.

      Podczas końcowej fazy rozmowy kwalifikacyjnej można wstępnie wywnioskować, czy udało się zainteresować pracodawcę. Oczywiście, warto zapytać kiedy można spodziewać się odpowiedzi. Pozostaje tylko czekać na decyzję.

      Jeśli rozmowa kwalifikacyjna składa się z jednego etapu, to odpowiedź ze strony pracodawcy może bezpośrednio informować o pozytywnym rozparzeniu kandydatury i o chęci zatrudnienia danej osoby. Niekiedy jednak, zwłaszcza w większych przedsiębiorstwach lub kiedy na jedno stanowisko jest bardzo wielu chętnych, rekrutacja składa się z kilku etapów.

      Rozmowa składająca się z kilku etapów jest przeprowadzana zazwyczaj w pierwszej fazie przez pracowników HR, którzy wstępnie selekcjonują kandydatów. Pierwszy etap rozmowy kwalifikacyjnej niż różni się od zwykłej, jednoetapowej rozmowy. Drugi etap natomiast jest przeprowadzany zazwyczaj przez bezpośredniego przełożonego lub przez kilka osób (członków zespołu). Polega na bardziej wnikliwej analizie umiejętności oraz doświadczenia kandydata. Jeśli kandydat ma taką możliwość, najlepiej jeśli wcześniej dowie się kto będzie przeprowadzał drugi etap rekrutacji i na czym ma on polegać.